HƯỚNG DẪN CHI TIẾT THỦ TỤC XUẤT KHẨU HẠT ĐIỀU

I. CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI XUẤT KHẨU

1. Xác định thị trường và yêu cầu nhập khẩu

Mỗi thị trường có quy định riêng về nhập khẩu hạt điều. Ví dụ:

• EU, Mỹ: Kiểm soát chặt chẽ về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, aflatoxin, vi sinh.
• Trung Quốc: Yêu cầu đăng ký mã số cơ sở chế biến với Tổng cục Hải quan Trung Quốc (GACC).
• Ấn Độ, Trung Đông: Quan tâm đến độ ẩm, kích thước hạt, tiêu chuẩn đóng gói.

Doanh nghiệp cần kiểm tra mức thuế nhập khẩu, các hiệp định thương mại để tận dụng ưu đãi thuế suất (EVFTA, CPTPP…).

2. Kiểm tra chất lượng và đóng gói

Hạt điều xuất khẩu phải đạt các tiêu chuẩn về loại hàng, độ ẩm (≤5%), mức aflatoxin và dư lượng thuốc BVTV theo quy định của thị trường nhập khẩu.

• Loại hàng phổ biến: Hạt điều nhân trắng (WW320, WW240…), hạt điều rang muối, hạt điều nguyên vỏ.
• Đóng gói:
  • Hạt điều nhân: Túi PE hút chân không, thùng carton.
  • Hạt điều thô: Bao PP hoặc bao đay.
  • Nhãn mác đầy đủ: Tên sản phẩm, trọng lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lô, xuất xứ, hướng dẫn bảo quản…

3. Kiểm định chất lượng và xin giấy chứng nhận

Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm định chất lượng tại các trung tâm như Vinacontrol, Cafecontrol, SGS. Nếu xuất sang Trung Quốc, cần đăng ký mã số cơ sở chế biến với GACC.

II. CHUẨN BỊ BỘ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU

Một lô hàng hạt điều xuất khẩu cần có đầy đủ các chứng từ sau:

1. Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Là văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ giá trị lô hàng, điều khoản thanh toán và thông tin người mua - người bán.
3. Phiếu đóng gói (Packing List): Cung cấp chi tiết về cách đóng gói, số lượng thùng/carton, trọng lượng từng loại hàng.
4. Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Được khai trên hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan Việt Nam để làm thủ tục xuất khẩu.
5. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): Do Cục Bảo vệ thực vật cấp, chứng nhận lô hàng không có sâu bệnh và đạt tiêu chuẩn kiểm dịch.
6. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Giúp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu. Có các mẫu C/O như EUR.1 (xuất khẩu sang EU), Form B (Mỹ), Form E (ASEAN - Trung Quốc)…
7. Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng (Quality Certificate): Do Vinacontrol, Cafecontrol, SGS cấp, xác nhận hàng đạt tiêu chuẩn xuất khẩu.
8. Vận đơn (Bill of Lading - B/L): Do hãng tàu cấp, là bằng chứng lô hàng đã được vận chuyển. Có thể là vận đơn gốc hoặc vận đơn điện tử (telex release).
9. Bảo hiểm hàng hóa (Cargo Insurance) (nếu có): Được cấp bởi công ty bảo hiểm, bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro trong quá trình vận chuyển.

III. KHAI BÁO HẢI QUAN VÀ THÔNG QUAN

Doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS. Tùy theo mức độ rủi ro, tờ khai sẽ vào các luồng:

• Luồng xanh: Hàng được thông quan ngay.
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ.
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

Sau khi hoàn tất thủ tục, nhận tờ khai hải quan đã thông quan để tiến hành giao hàng.

IV. VẬN CHUYỂN VÀ GIAO HÀNG QUỐC TẾ

1. Chọn phương thức vận chuyển

• Đường biển (Sea Freight): Phù hợp với hàng số lượng lớn, xuất sang Mỹ, EU, Trung Quốc, Trung Đông. Thường sử dụng container 20ft, 40ft, 40ft HC (High Cube).
• Đường hàng không (Air Freight): Phù hợp với lô hàng nhỏ (dưới 500kg), giao hàng nhanh, giá trị cao.

2. Đặt tàu và làm vận đơn

Doanh nghiệp liên hệ hãng tàu (Maersk, CMA CGM, Cosco, ONE…) để đặt chỗ, sau đó gửi Shipping Instruction (SI) để làm vận đơn (B/L).

Khi hàng lên tàu, nhận vận đơn gốc hoặc vận đơn điện tử (telex release) để gửi cho đối tác.

3. Giao hàng cho đối tác

• Nếu thanh toán bằng L/C (Letter of Credit), cần gửi bộ chứng từ gốc qua DHL/FedEx cho ngân hàng.
• Nếu thanh toán bằng T/T (chuyển khoản trước/sau khi giao hàng), có thể gửi bản scan trước khi nhận thanh toán.
• Theo dõi tình trạng lô hàng đến cảng đích, hỗ trợ khách hàng làm thủ tục nhận hàng.

V. THANH TOÁN VÀ HOÀN TẤT THỦ TỤC

1. Kiểm tra và theo dõi thanh toán

• Với L/C, đảm bảo bộ chứng từ phù hợp với điều khoản ngân hàng trước khi gửi.
• Với T/T, kiểm tra tiến độ chuyển tiền từ đối tác.

2. Lưu trữ hồ sơ xuất khẩu

Tất cả chứng từ cần được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ quyết toán thuế và kiểm tra hải quan sau này.

VI. LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI XUẤT KHẨU HẠT ĐIỀU

✔ Kiểm tra kỹ yêu cầu của từng thị trường để tránh hàng bị trả lại.
✔ Chủ động kiểm tra dư lượng hóa chất và aflatoxin trước khi xuất khẩu.
✔ Đảm bảo quy trình kiểm dịch thực vật đúng quy định, đặc biệt với thị trường Trung Quốc.
✔ Chọn hãng tàu uy tín, tránh rủi ro chậm trễ, thất lạc hàng hóa.
✔ Đàm phán điều khoản thanh toán chặt chẽ, giảm rủi ro tài chính.